Terms and conditions

Ved behandlingen af data anvender både den dataansvarlige og databehandlere organisatoriske og tekniske beskyttelsestiltag, der tager højde for moderne teknologiske muligheder samt karakteren af databehandlingen (formål, omfang, omstændigheder) og de varierende risici for fysiske personer. Formålet er at opretholde en databeskyttelse, der er proportional med risiciene.

Disse tiltag kan eksempelvis omfatte kryptering af data, opretholdelse af tilgængelighed, fortrolighed og integritet i systemer og tjenester samt sikring af tilstrækkelig modstandsdygtighed. Vi fokuserer især på at gendanne tilgængeligheden af og adgangen til dataene hurtigst muligt i tilfælde af fysiske eller tekniske problemer.

Ved regelmæssigt at gennemgå og teste sikkerhedsforanstaltningerne sikrer vi, at de ikke blot er teoretiske, men også giver et passende beskyttelsesniveau i praksis. Vi opbevarer dataene på en måde, så uvedkommende ikke kan få adgang; til det formål opbevares papirdokumenter i et aflåst, beskyttet miljø, mens elektroniske data kun er tilgængelige for personer med korrekt definerede adgangsrettigheder.

Vi sikrer også, at data kan slettes uigenkaldeligt, når opbevaringsperioden er udløbet eller hvis andre omstændigheder kræver sletning. Papirdokumenter tilintetgøres ved hjælp af særlige makuleringsmaskiner eller via en ekstern partner specialiseret i dokumentdestruktion. Ved bortskaffelse af elektroniske datamedier sørger vi for, at dataene slettes permanent.

Beskyttelse af papirdokumenter

For data, der opbevares i trykt form, sørger vi for fysisk beskyttelse, som omfatter sikker og tør opbevaring samt aflåselige rum. Kun autoriserede medarbejdere har adgang til de pågældende dokumenter. Hvis papirdokumenter også digitaliseres, gælder de samme regler som for digitalt behandlede dokumenter. Den person, der behandler data, må ikke forlade arbejdsområdet, før vedkommende har sikret sig, at de betroede materialer er aflåst og beskyttet mod uautoriseret adgang.

Bygningen og lokalerne, hvor papirdokumenterne opbevares, er udstyret med passende brand- og sikkerhedssystemer, hvilket mindsker risikoen for fysiske skader.

IT-sikkerhed

De computere og mobile enheder, der er involveret i databehandlingen, er forsynet med passende antivirusbeskyttelse og adgangskontrol. For at sikre de elektronisk lagrede oplysninger benytter vi ajourførte backup- og arkiveringsløsninger og sikrer, at disse sikkerhedskopier er tilgængelige ved behov.

Kun autoriserede personer med definerede tilladelsesniveauer kan oprette forbindelse til den centrale server. De computere, der bruges til arbejdet, og de data, der er gemt på dem, beskyttes af adgangskoder og andre foranstaltninger mod uautoriseret adgang.

Håndtering af sikkerhedshændelser og indberetning af databrud

Hvis der opstår en hændelse, som kan true personoplysninger ved uautoriseret adgang, beskadigelse eller tab, iværksætter vi straks yderligere beskyttelsesforanstaltninger for disse data og begrænser skaderne mest muligt. Hvis situationen antyder, at hændelsen kan udgøre en høj risiko for enkeltpersoners rettigheder og frihedsrettigheder, underretter vi berørte personer uden unødig forsinkelse og forklarer tydeligt arten af hændelsen samt de tiltag, vi har taget eller planlægger at tage for at løse den.

Vi kan undlade direkte underretning af de berørte personer, hvis vi på forhånd har implementeret sikkerhedsforanstaltninger (f.eks. kryptering), der gør de personoplysninger uforståelige for uautoriserede personer, eller hvis yderligere tiltag markant reducerer sandsynligheden for en risiko. I visse tilfælde kan en offentlig meddelelse være tilstrækkelig i stedet for individuel underretning, hvis en sådan individuel meddelelse ville kræve uforholdsmæssig stor indsats.

I overensstemmelse med gældende regler, hvis der sker et databrud, som sandsynligvis udgør en risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, underretter den dataansvarlige den kompetente tilsynsmyndighed inden for 72 timer efter, at bruddet er blevet opdaget. Hvis underretningen sker efter denne frist, skal årsagerne til forsinkelsen også vedlægges.